U okviru Javnog poziva za organizacije civilnog društva/nevladine organizacije za predaju prijedloga projekata, koji se provodi u sklopu programa „Regionalni program lokalne demokratije na Zapadnom Balkanu“ (ReLOaD3) u saradnji sa Općinom Ilijaš, 16. februara 2026. godine od 13 do 15:30 sati, održan je drugi mentorski sastanak za zainteresovane predstavnike/ice organizacija civilnog društva (OCD). Drugi mentorski sastanak održan je u prostorijama Općine Ilijaš i bio je prilika da predstavnici/e OCD-a s mentorima javno diskutuju o nedoumicama i dilemama u okviru pripreme projektnih prijedloga.
Drugom mentorskom sastanku prisustvovalo je ukupno 17 (10M i 7Ž) osoba, od kojih je 13 predstavnika/ca iz 11 OCD (10M i 3Ž), dvije predstavnice Općine Ilijaš (2Ž) i dva predstavnika/ce UNDP-a - ReLOaD3 (1Ž i 1M).
Na početku drugog mentorskog sastanka predstavnicima organizacija civilnog društva pojašnjena je uloga mentora/ice i svrha održavanja mentorskih sastanaka u okviru pripreme projektnih prijedloga. Posebno je naglašeno da je uloga mentora/ice savjetodavna, odnosno da mentor/ica pruža podršku u razjašnjavanju dilema i nedoumica u vezi s pripremom projektnih prijedloga, ali da ne učestvuje u izradi samih projekata. Također je istaknuto da, u cilju osiguranja transparentnosti procesa, nisu dozvoljene individualne konsultacije „jedan na jedan“ s predstavnicima/ama OCD.
Na sastanku je naglašeno da se prilikom pripreme projektnih prijedloga moraju koristiti isključivo zvanično propisani aplikacioni obrasci, te da projektni prijedlozi dostavljeni na drugim obrascima neće biti razmatrani. Učesnicima je detaljno pojašnjena važnost međusobne usklađenosti i logičke povezanosti ključnih projektnih dokumenata, odnosno projektnog prijedloga, plana aktivnosti i promocije, budžeta projekta i matrice logičkog okvira.
Tokom diskusije razgovarano je o sljedećim temama:
Tokom sastanka najveći broj pitanja odnosio se na angažman projektnog i stručnog osoblja. Organizacijama je detaljno pojašnjena razlika između projektnog osoblja (koordinator projekta i administrativna podrška), čiji troškovi spadaju u administrativne troškove i ne smiju prelaziti 30% ukupne vrijednosti projekta, te stručnog osoblja (treneri, edukatori, facilitatori i drugi stručnjaci) koji se angažuju za realizaciju konkretnih aktivnosti i spadaju u projektne troškove. Naglašeno je da angažman mora biti jasno opravdan, proporcionalan obimu planiranih aktivnosti i direktno povezan sa ostvarenjem projektnih rezultata.
Značajan dio diskusije odnosio se na uslove apliciranja po LOT-ovima 1, 2 i 3. OCD-ovima je pojašnjeno da se za svaki LOT primjenjuju odgovarajuće Smjernice za aplikante, te da su sve organizacije dužne pridržavati se propisanih finansijskih i administrativnih pravila. Posebno je istaknuto da administrativni troškovi, kao i troškovi nabavke opreme i eventualnih radova, ne smiju prelaziti 30% ukupnog budžeta projekta, bez obzira na iznos LOT-a. Organizacijama je preporučeno da realno procijene vlastite kapacitete i u skladu s tim odaberu LOT u okviru kojeg će aplicirati.
U vezi sa definisanjem ciljne grupe, naglašeno je da ista mora biti jasno, precizno i mjerljivo definisana, uz navođenje broja korisnika, spolne i dobne strukture, te po potrebi pripadnosti ranjivim kategorijama. Ciljna grupa mora obuhvatati isključivo stanovništvo Općine Ilijaš. Također je istaknuto da projekti ne mogu biti usmjereni isključivo na članove udruženja, već moraju imati širi društveni uticaj i otvoren pristup zajednici. Broj i struktura korisnika moraju biti usklađeni sa planiranim budžetom i obimom aktivnosti.
Posebna pažnja posvećena je budžetiranju projektnih aktivnosti. Naglašeno je da svaka budžetska stavka mora biti jasno opisana, realno procijenjena i direktno povezana sa konkretnom aktivnošću iz projektnog prijedloga. Budžet mora biti u potpunosti usklađen sa logičkim okvirom i planom aktivnosti. Organizacijama je sugerisano da izbjegavaju precjenjivanje troškova i da vode računa o proporcionalnosti troškova u odnosu na broj korisnika i očekivane rezultate.
U dijelu koji se odnosi na nabavku opreme, pojašnjeno je da je ista prihvatljiva isključivo ukoliko je neophodna za realizaciju projektnih aktivnosti i direktan rad sa ciljnom grupom. Oprema mora imati jasnu funkcionalnu povezanost sa rezultatima projekta, te mora biti obrazložena u budžetu. Također je naglašena potreba da se pojasni zašto je kupovina opravdanija opcija od iznajmljivanja, kao i na koji način će se oprema koristiti nakon završetka projekta.
Kada je riječ o partnerstvima, OCD-ovima je pojašnjeno da partneri mogu biti isključivo organizacije civilnog društva koje ispunjavaju uslove Javnog poziva. Partnerstvo mora biti jasno obrazloženo, uz precizno definisane uloge i odgovornosti, te mora pokazivati komplementarnost kapaciteta aplikanta i partnera.
Na kraju sastanka učesnicima je preporučeno da u daljem radu detaljno prouče Smjernice za aplikante i dokument „Odgovori na često postavljena pitanja“, te da prije predaje projektnih prijedloga izvrše dodatnu provjeru usklađenosti svih dijelova aplikacije.
Mentor/ca su se zahvalili prisutnima na aktivnom učešću, konstruktivnim pitanjima i interesu za pravilnu pripremu projektnih prijedloga, naglašavajući da je cilj mentorskih sastanaka unapređenje kvaliteta aplikacija i osiguranje transparentnog i ravnopravnog procesa.
